Surat Lamaran pekerjaan XII- KD 3

Pengertian dan Jenis-jenis Surat

---

Mendengar kata Surat maka yang muncul dibenak kita adalah sehelai kertas yang di dalamnya tertulis pesan yang disajikan dalam format yang khas. Hampir semua orang mengenal dan pernah membuat surat.

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

1. Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
2. Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
3. Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

Jenis-jenis Surat

Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya, yaitu:

A. Menurut kepentingan dan pengirimnya

• Surat pribadi, yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb.
• Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
• Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
• Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.

B. Menurut isinya

• Surat dapat dikelompokkan menjadi pemberitahuan, keputusan, pemerintah, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan,  penawaran,  pesanan,  undangan dan  lamaran pekerjaan.

C. Menurut sifatnya

• Biasa yaitu isi dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
• Terbatas (konfidensial) yaitu isi hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
• Rahasia yaitu  isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

D. Berdasarkan banyaknya sasaran

• Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.

E. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya

• Surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus.

F. Berdasarkan wujudnya

• Surat terbagi atas bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks, faksimile, memo dan nota.

G. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya

• Surat terbagi atas intern dan ekstern.

Kemajuan teknologi saat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email maupun handpone lewat SMS. Namun surat konvensional tetap mempunyai arti penting sebagai bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan), surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diarsipkan untuk kepentingan lain kelak di kemudian hari.

A. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Dikarenakan sifatnya yang resmi, dalam surat terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya saja (langsung pad pokok pembicaraan atau permasalahan yang ingin disampaikan). Beberapa jenis surat yang tergolong surat resmi sebagai berikut:

1. pengumuman,

2. surat edaran,

3. surat permohonan, 

4. surat laporan,

5. surat pengantar,

6. surat keputusan,

7. surat instruksi,

8. surat tugas,

9. surat kuasa,

10. surat lamaran pekerjaan,

11. surat undangan resmi,

12. surat perjanjian, dan

13. nota dinas.

Catatan:

Surat perjanjian, surat sewa-menyewa rumah/ tanah, surat jual-beli, surat wasiat, akta dan yang sejenis dengan itu biasanya disebut surat dinas tetapi tetap bersifat resmi. Surat-surat semacam itu dapat digunakan sebagai bukti pengadilan.

B. Surat Keluarga

Surat keluarga atau surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan antara seseorang dengan orang lain. Isinya dapat berupa perkenalan, permintaan maaf, ucapan terimakasih, berita keluarga, ucapan duka cita, ucapan selamat atau sukacita, undangan, dan lain sebagainya.

C. Surat Niaga

1. Surat Penawaran

Surat penawaran memberi informasi tentang: a) nama barang yang ditawarkan dan jenisnya, b) kualitas atau spesifikasi, c) harga, d) potongan, e) cara pemesanan, f) cara pembayaran, g) syarat penyerahan, h) layanan purnajual (garansi), i) contoh barang (sampel).

Surat penawaran dapat dibuat berdasarkan iklan atau permintaan penawaran, kalimat pembukanya perlu menyebutkan iklan atau permintaan penawaran tersebut. Misalnya:

- Sehubungan dengan iklan Saudara dalam ... yang menyatakan bahwa Saudara mencari ...

- Kami telah membaca iklan Saudara dalam ... yang menyatakan bahwa Saudara membutuhkan ...

- Memenuhi surat Saudara tanggal ..., dengan ini kami kirimkan daftar harga (brosur) ...

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dibuat oleh calon konsumen karena tertarik terhadap suatu produk. Surat ini biasanya mengemukakan hal-hal sebagai berikut:

a. Menyatakan tertarik terhadap suatu produk.

b. Minta brosur atau informasi harga dan lain-lain yang berkaitan dengan pemesanan, seperti cara pembayaran, cara pengiriman, dan lain-lain.

c. Minta balasan secepatnya agar segera dapat melakukan pemesanan.

3. Surat Pesanan

Surat pesanan perlu memuat:

a. jenis barang yang dipesan

b. kualitas/ spesifikasi barang

c. jumlah barang

d. harga dan cara pembayaran

e. potongan

f. syarat pengiriman

Kalau pesanan dibuat berdasarkan surat penawaran atau iklan, kalimat pembukanya perlu menyebut surat pesanan atau iklan tersebut.

Contoh: 

- Surat Saudara tanggal ... beserta contohnya telah kami terima. Untuk itu kami harap Saudara mengirimkan ...

- Menjawab surat Saudara tanggal ..., dengan ini kami ...

- Kami telah membawa iklan Saudara pada ... mengenai penawaran ... . Oleh karena persedian kami habis, ...

- Berkenan dengan iklan Saudara dalam ... tanggal ..., dengan ini kami memesan ...

- Kami tertarik dengan iklan Saudara dalam ... tanggal ..., maka dengan ini kami mengirim wesel untuk ...

4. Surat Pengaduan

Dalam hubungan niaga sering terjadi kekecewaan pada salah satu pihak. Kekecewaan itu antara lain karena: jumlah atau kualitas barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan pengiriman, atau pengingkaran isi perjanjian. Pihak yang merasa dirugikan biasanya membuat surat pengaduan. Berikut ini contoh-contoh kalimat pembuka surat pengaduan:

- Barang yang kami pesan telah kami terima. Akan tetapi, kami kecewa karena pengiriman barang tersebut mengalami keterlambatan bahkan melampaui waktu yang sudah ditentukan, sehingga ...

- Barang yang Saudara kirimkan telah sampai di tempat kami. Tapi mutunya tidak sesuai dengan yang kami pesan.

- Kiriman TV merk X telah kami terima. Namun, ternyata ketika kami buka peti no.5 tidak dilapis dengan baik sehingga kaca layar TV-nya pecah.

- Sebagaimana telah kita sepakati dalam surat perjanjian bahwa setelah pelunasan pembayaran, rumah segera dikosongkan. Namun, ternyata sampai saat ini rumah tersebut masih ada yang menempati, maka ...

Meskipun pengaduan berisi kekecewaan tapi isi pesan yang disampaikan sebaiknya diungkapkan dengan sopan dan tidak emosional.

Dalam surat pengaduan dicantumkan pula tuntuan (klaim) dari pihak yang dirugikan. Klain itu dapat berupa: meminta pemenuhan jumlah, permintaan potongan harga, permintaan penggantian barang, pembatalan, atau pun ganti rugi yang disesuaikan dengan kerugian yang didapat.

D. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan berisi permohonan untuk bekerja pada suatu tempat. Hal yang perlu dikemukakan dalam surat lamaran di samping identitas diri adalah jasa yang dapat diberikan, pendidikan, kecakapan atau keahlian, serta pengalaman yang secara singkat disebut kualifikasi.

Pembuatan surat lamaran perlu memerhatikan ketentuan-ketentuan penulisan seperti:

- bentuk surat

- bahasa yang baik dan benar

- tulisan bersih, mudah dibaca, sesuai dengan kaidah ejaan

- bagian-bagiannya lengkap (meliputi: hal, tempat/ tanggal pembuatan surat, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama jelas)

Surat lamaran pekerjaan dapat diajukan berdasarkan:

1. Iklan, menggunakan salam pembuka: 

- Setelah membaca iklan yang dimuat dalam harian ... tanggal ... yang isinya menyatakan bahwa ... 

- Dalam harian ... tanggal ... saya membaca iklan yang menyatakan bahwa PT XXX membutuhkan ... . Berdasarkan dengan hal tersebut maka ...

2. Informasi seseorang:

- Menurut informasi dari Bapak ..., pada bagian ..., perusahaan membutuhkan ... . Sehubungan dengan hal itu maka ...

3. Pengumuman resmi dari instansi yang membutuhkan tenaga:

- Berkenaan dengan pengumuman nomor: ... tanggal ... tentang penerimaan karyawan PT ... maka yang bertanda tangan di bawah ini: ...

4. Permohonan instansi pada sekolah:

- Setelah mendapat informasi dari kepala sekolah tentang permohonan tenaga kerja ...

5. Inisiatif sendiri:

- Yang bertanda tangan di bawah ini, ... dengan ini mengajukan permohonan untuk diterima sebagai karyawan pada ...

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam surat lamaran pekerjaan:

a. Daftar riwayat hidup

b. Fotokopi ijazah terakhir

c. Sertifikat-sertifikat (terkait dengan bidang yang ingin dilamar)

d. SKKB (Surat Keterangan Berkelakukan Baik)

e. Pas foto

Selain itu, instansi atau lembaga tertentu juga meminta persyaratan lain, misalnya:

a. Surat keterangan pengalaman kerja,

b. Surat keterangan berbadan sehat,

c. Surat izin orang tua, dan lain-lain. 

Daftar riwayat hidup (Curiculum Vitae) sebagai lampiran surat lamaran pekerjaan berisi hal-hal sebagai berikut:

a. nama

b. tempat dan tanggal lahir

c. alamat

d. nomor KTP

e. agama

f. jenis kelamin

g. tinggi dan berat badan

h. warga negara

i. status perkawinan

j. suami/istri (nama, umur, pekerjaan, alamat)

k. anak (nama, tanggal lahir, umur, pekerjaan)

l. orang tua (ayah dan ibu)

m. riwayat pendidikan (SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi)

n. kursus-kursus 

o. pengalaman kerja

p. prestasi

q. pernyataan yang menyatakan bahwa daftar riwayat hidup tersebut dibuat dengan sebenarnya

r. tempat tanggal pembuatan surat

s. tanda tangan dan nama jelas

 

Contoh ke 1.

Bogor, 5 Oktober 2012

Hal : Lamaran Pekerjaan

Lampiran: 4 lembar

Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Hand's Parmantindo
Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5
Cibinong Bogor

Dengan hormat,

Bpk. Bambang Satrio, seorang asisten editor di PT. Hand's Parmantindo, menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan Departemen Finansial PT. Hand's Parmantindo.
Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo.

Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :

Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan

: Florentina Putri : Probolinggo, 5 Agustus 1979 : Sarjana Akuntansi Universitas Pancasila - Jakarta : Perum Bojong Depok Baru 1, Blok ZT No.3, Cibinong 16913 : 021 - 87903802, HP = 0817 9854 203, e-mail = putri.flo@gmail.com : Menikah.

Saat ini saya bekerja di PT. Flamboyan Bumi Singo, sebagai staf akuntasi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di bidang finance dan perpajakan.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara, dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya. Seperti yang tersirat di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras.

Demikian saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak.

                                                                                                               Hormat saya,



                                                                                                               Florentina Putri

Contoh ke 2.

Jakarta, 5 Oktober 1990

Hal : Lamaran Pekerjaan

Lampiran: 4 lembar

Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Gilland Ganesha
Jl. Raya Kebon Durian No. 11
Jakarta Timur

Dengan hormat,

Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT. Gilland Ganesha, seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 6 Oktober 2012. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Gilland Ganesha.

Data singkat saya, seperti berikut ini.

Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan

: Benny Kasmanto : Bukit Tinggi, 19 Februari 1976 : Sarjana Manajemen Universitas Islam As-Syafi'iyah (UIA) - Jakarta   (Konsentrasi Manajemen Pemasaran) : Perum Bumi Sentosa Blok A.5 Bekasi : 021 - 87914990, 0815 965 5695, benny_kas07@yahoo.co.id : Menikah

Saya memiliki kondisi kesehatan yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti Excel, Word, Acces, PowerPoint, OutLook, juga internet, maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris.

Saat ini saya bekerja sebagai staff Marketing di PT. Hilmy Finance. Saya senang untuk belajar, dan dapat bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan baik.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1 dan transkrip nilai.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang potensi diri saya.

Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

                                                                                                        Hormat saya,



                                                                                                        Benny Kasmanto

Contoh 3

                                                                                                         Cianjur, 8 Oktober 2012

Perihal     : Lamaran pekerjaan

Lampiran: ...  lembar/ berkas

Yth,

Direktur PT Fajar Buana

di Jalan Penggilingan No 789

Jakarta Timur

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya peroleh dari surat kabar harian Pikiran rakyat terbitan 2 Oktober 2012, tentang penerimaan pegawai di bidang administrasi keuangan,  maka melalui surat ini saya memberanikan diri untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan Bapak.

Pekerjaan yang saya lamar sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki, saat ini saya telah lulus kuliah sarjana S1 dari Universitas Padjajaran Jurusan Ekonomi Akuntansi dengan nilai kelulusan komulatip 3,20, semoga saya dapat bergabung dengan perusahaan bapak, dan akan bekerja dengan sungguh sungguh, adapun data diri saya,

nama                         : Habibi Fathi Abizar

alamat                       : Jalan Siliwangi No 24 Jakarta Pusat

tempat/ tanggal lahir : 24 Juli 1990

pendidikan terakhir   : Sarjana S1 Unpad Jurusan Ekonomi Akuntansi

no kontak                  : 081321240790

Sebagai bahan pertimbangan saya lampirkan:

1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Demikian surat lamaran ini saya sampikan, semoga saya bisa diterima dan bisa bekerjasama dengan baik untuk kemajuan perusahaan. Atas perhatian Bapak saya ucapkan terimakasih.

                                                                                                                    Hormat saya

                                                                                                                   Habibi Fathi Abizar SE